Praclox krijgt regelmatig te maken met meldingen van kantoren dat er bestanden opnieuw aangeboden moeten worden aan het CJIB, of dat bestanden niet aangemaakt kunnen worden vanuit OthoMatic. Van het CJIB is bekend dat de bestandsuitwisseling niet altijd werkt/werkte zoals het zou moeten werken.
Het principe is: zolang een uitgaand bericht (bijv. minnelijk bericht/betekeningsbericht) nog niet is verwerkt kunnen er geen nieuwe uitgaande berichten worden aangemaakt vanuit OthoMatic. Er wordt dan gewacht op een verwerkingsresultaat van het CJIB en pas daarna kan een nieuw uitgaand bestand aangemaakt worden.
Hieronder geven wij een aantal tips om de bestandsuitwisseling zo goed mogelijk te laten verlopen.
Bestanden zonder verwerkingsresultaat
Zoals hierboven gemeld: wanneer er nog geen verwerkingsresultaat is ontvangen op een bestand dat is aangemaakt in OthoMatic, dan is het niet mogelijk om een ander uitgaand bestand aan te maken. Het is mogelijk om een Exceloverzicht naar het CJIB te sturen (bijvoorbeeld maandelijks) waarop bestanden worden vermeld waar nog geen verwerkingsresultaat op is ontvangen. Hierop kan het CJIB deze gevallen onderzoeken. Ga hiervoor naar Speciale relaties > CJIB > Overzicht logbestanden.
Is de meest recente versie van OthoMatic geïnstalleerd? Dan is de selectie vooraf al ingevuld en wordt hier een melding van gegeven. Verschijnt er geen melding, geef dan de volgende selectie in voor zover nog niet ingevuld:
- Logbestand: <leeg>
- Aangemaakt van/tot en met: <vooraf ingevuld met data>
- Dossier: <leeg>
- Status: onbekend
- Uitvoer naar: Excel
Inrichting
Standaard worden voor de inkomende bestanden twee mappen gehanteerd: één map voor de inkomende bestanden en één map voor het archief (ingelezen bestanden die automatisch verplaatst worden na het inlezen binnen OthoMatic). Voor de uitgaande bestanden raden wij aan eenzelfde opzet te gebruiken. Het is mogelijk per type een aparte locatie aan te geven, maar wij adviseren deze allemaal naar één map te laten verwijzen (neem eventueel contact op met Praclox om dit te wijzigen).
Bij de uitwisseling kunt u dan alle bestanden uit deze map uploaden en vervolgens verplaatsen naar een archiefmap, bijvoorbeeld een map met de naam '_archief'. De underscore zorgt ervoor dat deze map altijd bovenaan staat. Het verplaatsen voorkomt het voor de tweede keer uploaden van bestanden. Dat wordt niet door OthoMatic gedaan, aangezien de uitwisseling een handmatige actie is, buiten OthoMatic om.
Downloaden en uploaden van bestanden via het portaal van het CJIB
Controleer bij het downloaden het aantal bestanden dat vermeld wordt in het portaal. Is het zip-bestand eenmaal gedownload, controleer dan opnieuw of het aantal bestanden in het zip-bestand overeenkomt met het aantal dat eerder is aangegeven. Klopt dit niet, neem dan contact op met het CJIB.
Bij het uploaden geldt hetzelfde. Controleer het aantal bestanden dat geüpload moet worden en controleer na het uploaden of alle voortgangsbalken zijn gevuld. Klopt hier iets niet, neem dan contact op met het CJIB.