De inwerkingtreding van de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening per 1 april 2024 brengt een tweetal wijzigingen met zich mee waar wij u graag op wijzen.
Incassokosten
Ten eerste is daar een wijziging in de berekening van de incassokosten. Dit hebben we in OthoMatic al medio vorig jaar in release 2305 opgenomen. Om het ook daadwerkelijk te gebruiken dient u via Management > Dossiers > Stuurgegevens saldoberekening in dossier > Incassokosten de datum van inwerkingtreding zelf in te geven.
De WKI zorgt voor een wijziging bij het berekenen van incassokosten over periodiek verschuldigde bedragen. OthoMatic heeft daarvoor de 'verdere termijnen' in het dossier. De nieuwe functionaliteit kijkt alleen naar de termijnen, dus indien u de gewoonte heeft om termijnbetalingen in de facturen op te nemen is een aanpassing van uw proces nodig.
Voor verdere informatie verwijzen we naar de documentatie van release 2305, of de online help via https://www.praclox.nl/WebHelp/Otho.htm#search-WKI.
Tijdstip contact met debiteur
In artikel 4.2 van de WKI staat beschreven dat u de debiteur niet mag benaderen maandag t/m zaterdag tussen 20:00 uur en 07:00 uur. OthoMatic kan automatisch e-mails of sms-berichten sturen. Hiervoor is op de server een taak ingericht, waarbij we kunnen ingeven op welke tijden deze uitgevoerd wordt. Bij vele klanten loopt deze taak alleen op werkdagen van 08:00 uur tot 20:00 uur. Indien u twijfelt over de instellingen kunnen wij dat uiteraard op verzoek controleren en aanpassen.
Daarnaast staat nog gespecifieerd dat u de debiteur niet mag benaderen op feestdagen. Helaas biedt Windows daar geen ondersteuning voor bij het inrichten van voorgenoemde taak. Maar binnen OthoMatic hebben we daar wel iets voor.
Via Management > Communicatie > Stuurgegevens communicatie > Autom. email/sms > Dagen blokkeren autom. email/sms kunt u zelf bepalen op welke dagen er geen communicatie mag plaatsvinden. Let op: indien u in de tekst van e-mails of sms-berichten specifieke tijdslijnen noemt zoals 'over x dagen', dan kan het – indien bv. de kerstdagen op maandag en dinsdag vallen – gebeuren dat een bericht pas na 3 dagen wordt verzonden.